La figura del Mediatore europeo è stata istituita con il Trattato sull'Unione Europea (noto anche come Trattato di Maastricht) firmato il 7 febbraio 1992 ed entrato in vigore il 1° novembre 1993; incaricato di ricevere ed esaminare le denunce dei cittadini nei confronti delle istituzioni dell'Unione relative a casi di asserita cattiva amministrazione, il mediatore agisce come una sorta di intermediario tra i cittadini e le istituzioni stesse. 

Infatti, come disposto dall'art. 228 del Trattato sul Funzionamento dell'Unione Europea (di seguito TFUE), il Mediatore è abilitato a ricevere le denunce di «qualsiasi cittadino dell'Unione o di qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro» relative a casi di «cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell'Unione, salvo la Corte di giustizia dell'Unione europea nell'esercizio delle sue funzioni giurisdizionali» (art. 228 TFUE). 

Il Mediatore è eletto dal Parlamento europeo per un mandato di 5 anni, (corrispondente alla durata della legislatura) rinnovabile; una volta nominato, egli può essere dichiarato dimissionario solo dalla Corte di Giustizia, su richiesta del Parlamento europeo « qualora non risponda più alle condizioni necessarie all'esercizio delle sue funzioni o abbia commesso una colpa grave» (art. 228, 2° comma TFUE). 

Il Mediatore esercita le sue funzioni in piena indipendenza; nell'adempimento dei suoi doveri non può sollecitare né accettare istruzioni da alcun governo, istituzione o organismo e, per tutto il periodo del suo mandato egli non può esercitare alcuna altra attività professionale retribuita o non retribuita (cfr. art. 228, 3° comma TFUE).
Le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni di Mediatore nonché le relative disposizioni di esecuzione (così come adottate dal Mediatore) sono contenute nell'allegato XI del Regolamento del Parlamento europeo .

Le denunce al Mediatore, redatte in una delle 23 lingue ufficiali dell'Unione europea, devono essere presentate entro due anni a decorrere dalla data in cui i fatti che le giustificano sono portati a conoscenza del ricorrente; la presentazione della denuncia non interrompe tuttavia i termini relativi ai ricorsi giurisdizionali o amministrativi.
Le denunce possono riguardare tutti i casi di asserita cattiva amministrazione e, ad oggi, la maggior parte di esse sono state relative alla mancanza di trasparenza e al rifiuto di fornire informazioni, anche se non sono mancati casi di lamentele relative ad altre irregolarità amministrative.
Sulla base delle denunce pervenutegli ovvero d'ufficio, il Mediatore procede ad effettuare le indagini che ritiene opportune salvo che le denunce stesse non siano relative a fatti che abbiano formato e che siano oggetto di una procedura giudiziaria in corso; qualora constati un caso di cattiva amministrazione, il Mediatore ne investe l'istituzione interessata, che dispone di tre mesi per comunicargli il suo parere (art. 228 TFUE).

Al termine delle indagini il Mediatore, se constata un caso di cattiva amministrazione, cerca di raggiungere una conciliazione amichevole con l'istituzione interessata, che elimini il caso di cattiva amministrazione e soddisfi il denunciante.
Se tale conciliazione non è possibile, il Mediatore chiude il caso con una decisione motivata che può comprendere una valutazione critica oppure elabora una relazione corredata di progetti di raccomandazione.
In particolare, se egli ritiene che l'istituzione interessata non possa elimare il caso di cattiva amministrazione, emana una decisione motivata che può comprendere una valutazione critica.
Viceversa, qualora ritenga che il caso di cattiva amministrazione possa essere eliminato ovvero che comunque il caso abbia implicazioni generali, il Mediatore elabora e comunica all'istituzione interessata una relazione corredata da progetti di raccomandazione; l'istituzione, entro i successivi tre mesi, trasmette un parere circostanziato, che può comprendere una descrizione delle misure adottate per attuare i progetti di raccomandazione. Se il Mediatore ritiene che tale parere circostanziato non sia soddisfacente può elaborare ed inviare al Parlamento europeo una relazione speciale sul caso (cfr. artt. 6-9 dell'allegato XI, punto B, del Regolamento del Parlamento europeo).
Qualora non abbia agito d'ufficio il Mediatore informa la persona che ha sporto denuncia del risultato dell'indagine.

E' indubbio che l'attività fino ad oggi compiuta dal Mediatore abbia contribuito a migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa delle istituzioni e degli organismi dell'Unione europea; ma non è men vero che il Mediatore ha avuto un altro merito fondamentale ossia quello di avvicinare i cittadini alle istituzioni stesse, non più entità astratte e distanti dalla realtà quotidiana ma elementi di una (complessa) organizzazione attiva con la quale è possibile interagire. (donato tornesello)