Deboli, svantaggiati - Deboli, svantaggiati -  Alceste Santuari - 30/03/2020

ETS: assemblee, consigli direttivi e Organismi di vigilanza al tempo del Covid-19 – d.l. 18/2020

L’art. 35, comma 3 del d.l. 18/2020 (c.d. “Cura Italia”) ha prorogato al 31 ottobre 2020 l’approvazione dei bilanci (rendiconti, di esercizio e sociale) delle organizzazioni di volontariato, delle associazioni di promozione sociale e delle ONLUS. Ne consegue che le associazioni in parola sono legittimate a posticipare le assemblee di approvazione dei documenti contabili, derogando alle previsioni normative in materia (si pensi, per tutte, all’art. 20-bis, DPR n. 600/1973 per le ONLUS) o a quelle statutarie.

E cosa accade per le organizzazioni non profit non contemplate espressamente nel d.l. 18/2020?

Generalmente, gli statuti degli enti non profit prevedono la scadenza del 30 aprile quale termine ultimo la convocazione dell’assemblea che deve procedere ad approvare i bilanci. Benché non espressamente indicate nella previsione di cui al comma 3 sopra richiamato, essi rientrano comunque nelle disposizioni generali dei dpcm 8 e 9 marzo 2020. Questi provvedimenti governativi prevedono, almeno fino al 3 aprile (salvo proroga) il divieto di assembramenti, tra i quali sono considerate anche le riunioni assembleari e di altri organi che contemplino la presenza di più persone in uno stesso luogo.

Sono comunque gli stessi provvedimenti emergenziali a stabilire la possibilità di convocare le assemblee e gli organi direttivi (anche di associazioni e fondazioni) in videoconferenza, anche quando queste modalità non siano espressamente previste nei rispettivi statuti (cfr. art. 73, comma 4), fino al termine della durata dello stato di emergenza dichiarato dal Governo (che ad oggi, è fissato al 31 luglio 2020).

E’ dunque necessario che l’organo che ne ha la responsabilità comunichi agli interessati (membri del consiglio di amministrazione e associati) l’eventuale rinvio dell’assemblea.

Nel procedere alla convocazione degli organi sociali, gli enti non profit devono garantire il rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità fissati negli statuti degli enti, ai quali, il Presidente della fondazione ovvero dell’associazione che deve procedere alla convocazione dell’organo di amministrazione o assembleare, dovrà conformarsi. Ne consegue che, laddove possibile, l’organo di amministrazione può riunirsi in videoconferenza, entro il 30 aprile, per approvare lo schema di bilancio, che verrà successivamente trasmesso a tutti gli associati, unitamente alle altre informazioni ritenute necessarie per la sua approvazione da parte dell’assemblea, che verrà convocata in data da destinarsi. In preparazione alla riunione dell’organo di amministrazione, i componenti di quest’ultimo devono potere ricevere tutte le informazioni, documenti et similia utili e necessari per deliberare. Considerata la particolare forma di convocazione, il Presidente (di regola) dovrà accertare la regolarità della costituzione delle riunione, verificando l’identità dei partecipanti, assicurando il regolare svolgimento della riunione e constatando i risultati delle votazioni. Si segnala l’importanza di rispettare il principio di simultaneità: a pena di invalidità della riunione, ciascun partecipante deve poter seguire in modo adeguato la discussione e poter intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti iscritti all’ordine del giorno nonché alla votazione.

Qualora invece gli statuti nulla prevedano, il responsabile della convocazione dovrà avere cura di:

-) comunicare a quanti interessati che i termini ordinari per l’approvazione del bilancio dell’ente non possono essere rispettati e che, pertanto, il bilancio verrà approvato entro i nuovi termini sopra richiamati;

-) informare che, a causa dell’emergenza sanitaria in corso e in conformità alle disposizioni normative, non è possibile ritrovarsi “in presenza” e che pertanto, dopo aver condiviso la scelta con l’organo direttivo, l’assemblea per l’approvazione del bilancio si dovrà svolgere “a distanza” (nelle proprie abitazioni);

-) trasmettere tutti i documenti e/o atti necessari all’approvazione del bilancio agli associati e/o agli altri membri dell’organo di amministrazione.

Preme ricordare che le regole per la convocazione, i quorum per la validità della stessa e quelli previsti per le votazioni non vengono modificati.

Da ultimo, ma non meno importante è segnalare che anche l’Organismo di Vigilanza ex d. lgs. n. 231/2001 in questo periodo emergenziale (e forse, in particolare) è chiamato a svolgere la propria attività adottando misure, modalità di intervento e forme di comunicazione che, conformemente alle previsioni e alle misure di contenimento del Covid-19, siano compatibili con l’attività e l’azione degli enti sorvegliati, in specie quelli che direttamente impegnati nella gestione dell’emergenza sanitaria (enti socio-sanitari). Anche per le riunioni degli Organismi di Vigilanza vale quanto sopra richiamato: se i regolamenti interni lo prevedono, le riunioni e le comunicazioni dell’OdV avverranno secondo le previsioni ivi indicate. Qualora il regolamento non dovesse prevedere alcunché in ordine alla possibilità di riunioni in videoconferenza, si ritiene che – vista la situazione emergenziale – il Presidente dell’Organismo, concordando previamente la decisione con gli altri membri, possa procedere a convocazioni “a distanza”, sempre nel rispetto dei principi dei criteri di trasparenza, tracciabilità e simultaneità. Sarà cura del Presidente dell’Organismo di vigilanza, dopo che quest’ultimo ha approvato il relativo verbale, informare la struttura sottoposta a sorveglianza degli esiti delle adunanze.